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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Vielseitige Schnittstelle im kulturellen Umfeld

RefNr. 60760/IV |

04.06.2024

Ihr persönliches Interesse gilt den Bereichen Kunst, Kultur & Kommunikation? Unser Kunde verbindet all das, richtet sein Angebot an Kulturschaffende sowie Eventveranstalter und ist für höchsten Kundenservice bekannt. Für das Team am Standort Wien suchen wir ein engagiertes Organisationstalent mit Freude an einer abwechslungsreichen Tätigkeit in einem spannenden Umfeld.

Arbeitszeit: Vollzeit

Ort: W

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Aufgaben

  • Qualifizierte und selbstständige Unterstützung der Geschäftsführung in operativer Hinsicht und bei Projekten
  • Koordination von Terminen inkl. Vor- und Nachbereitung von Meetings, Protokollführung sowie Bewirtung von Gästen
  • Verwaltung und Bestellung des Büromaterials
  • Übernahme der HR-Administration, bspw. Erfassung von Abwesenheitszeiten, Erstellung des Urlaubsplanes, Schnittstelle zur IT bei Ein- und Austritten von Mitarbeiter*innen
  • Durchführung des Mahnwesens in Koordination und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung sowie der Geschäftsführung
  • Unterstützung und Zusammenarbeit mit dem Marketing (bspw. Eventorganisation, Einladungsmanagement, Newsletter)
  • Direct Report an die Geschäftsführung

Anforderungen

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle
  • Kulturaffinität sowie Freude an einer Schnittstellenfunktion (in-/extern)
  • Versierter Umgang mit MS-Office und Erfahrung mit CRM-Systemen
  • Kommunikative Persönlichkeit mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen
  • Diskretion und Verlässlichkeit sind eine Selbstverständlichkeit für Sie
  • Flexible, einsatzbereite und stressresistente Persönlichkeit - mit Blick für Details, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren
  • Teamplayer*in mit einem selbstsicheren, freundlichen und kompetenten Auftreten

Angebot

  • Vielfältiges und abwechslungsreiches Aufgabengebiet im kulturellen Umfeld
  • Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem motivierten und engagierten Team
  • Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung (Basis 38,5 Wochenarbeitsstunden)
  • Modernes Arbeitsumfeld mit 2 Tagen Homeoffice pro Woche (Desk-Sharing-Policy)
  • Arbeitsplatz mit guter öffentlicher Erreichbarkeit und Übernahme des Öffi-Tickets
  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie zahlreiche Sozialleistungen
  • Jahresbruttogehalt zum Einstieg ab EUR 46.200,- (EUR 3.300,- brutto p.m.) mit Aussicht auf Steigerung bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung

Leistungen

BF1 - Gute öffentliche Verkehrsanbindung
BF3 - Flexible Arbeitszeit / Gleitzeit
BF4 - Home-Office Option
BF5 - Modernes Office bzw. IT Infrastruktur
BF8 - Weiterbildungs- u. entwicklungsmöglichkeiten / Coaching
BFI - Kostenersatz für Öffi-Jahreskarte am Dienstort

Monatliche Gehaltsspanne

€ 3.300
Mindestgehalt Überzahlung lt. Qualifikation möglich

Ansprechpartner

Emina Imamovic, BSc

Emina Imamović

Recruiting Expert

+43 (1) 523 49 44-315

Mag. (FH) Michaela Eisler

Michaela Eisler

Senior Consultant

+43 (1) 523 49 44-297

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