Office Manager*in
RefNr. 60567/IV |
30.04.2024
Unser Auftraggeber ist ein modernes und erfolgreiches Architekturbüro, das seit weit über 10 Jahren die kreativsten und besten Lösungen für Kunden realisiert. Das Geheimnis des Erfolges bei der Planung und Umsetzung visionärer Projekte in Österreich, der Schweiz und in Deutschland liegt unter anderem in einer stark verinnerlichten Qualitätsorientierung und ausgeprägt partnerschaftlichen Haltung in der Zusammenarbeit mit Bauherren sowie anderen Projektbeteiligten. Zur Unterstützung des engagierten (und coolen!) Teams im Büro in Wien wird eine Persönlichkeit mit Know-how, Drive & Passion für das Office Management gesucht.
Arbeitszeit: Vollzeit
Ort: W
Das Aufgabengebiet umfasst unter anderem:
- Vorbereitende Buchhaltung und Kassaführung
- Erstellung und Versendung der Ausgangsrechnungen (inkl. Mahnwesen)
- Rechnungskontrolle und Durchführung von Zahlungen
- Kontakt zu Steuerberatung und Behörden
- Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Teams in organisatorischen und administrativen Agenden (Projekt-Assistenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Archivierung, Einkauf u.v.m.)
- Erstellung von Dokumentationen bzw. Präsentationen
- Reise und Veranstaltungsorganisation
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben (bspw. Telefonbetreuung, Kundenempfang, Gästebetreuung, Terminkoordination)
Das bringen Sie mit:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW, HBLA)
- Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Funktion (Branchenerfahrung von Vorteil)
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point) und modernen Kommunikationsmitteln (vorzugsweise inkl. Erfahrung mit Projektmanagement-Software)
- Sehr gute Ausdrucksweise sowie Deutschkenntnisse (in Wort und Schrift)
- Organisationstalent mit gutem Zeitmanagement und Planungskompetenz
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise gepaart mit Hands-On-Mentalität sowie rascher Auffassungsgabe
- Freude im Umgang mit Kolleg*innen und Kund*innen sowie teamorientiertes Denken
- Kommunikative*r Teamplayer*in mit Freude an Übernahme einer verantwortungsvollen Schnittstellenrolle (extern u.a. zu Kund*innen, Partner*innen, Dienstleister*innen, Behörden)
Diese Benefits erwarten Sie:
- Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit in einem seit vielen Jahren erfolgreichen Architekturbüro
- Umfassende Einschulung mit dem Ziel einer langfristigen Zusammenarbeit
- Mitarbeit in einem dynamischen Umfeld und sympathischen Team
- Moderne und angenehme Arbeitsatmosphäre
- Flache Hierarchien sowie Kommunikation auf Augenhöhe
- Homeoffice bei Bedarf nach Vereinbarung
- Flexible Arbeitszeiten, Zeitausgleich bei Mehrarbeit
Das Bruttomonatsgehalt orientiert sich am KV für Angestellte bei Architekten und Ingenieurkonsulenten und liegt bei rund EUR 3.500,-, abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
Leistungen
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